Sind Videointerviews (Skype + zeitversetzte) unzulässig? – Was Datenschützer, Arbeitgeber und Anbieter und Juristen dazu sagen



Videointerviews  mit Bewerbern sind rechtlich unzulässig, zumindest nach Meinung der beiden Datenschutzbeauftragten der Länder Berlin und NRW in ihren aktuellen Jahresberichten (die Links zu den Jahresberichten zum Nachlesen finden Sie am Ende des Artikels).

Was sind Videointerviews?

Die eigentliche Kernfrage des Recruitments,„Wie können wir möglichst effizient und effektiv die richtigen Menschen für offene Positionen finden?“ rückt vor dem Hintergrund enger werdender Märkte nicht nur im Fach- und Führungskräftebereich und der demografischen Entwicklung immer stärker in den Fokus der Unternehmen (s.a. Recruiting Trends 2017, inkl. der Nutzung von zeitversetzten Videointerview-Software, ) Gleichzeitig steigt der Druck auf die Kosten und die Bedeutung der Nachhaltigkeit im unternehmerischen Handeln.

Ein Weg, diese Ziele in Einklang zu bringen, kann die Nutzung von zeitgleichen oder  zeitversetzten Videos im Auswahlprozess sein. Die Anbieter versprechen eine Ressourcen-Schonung durch den Wegfall von Reisekosten, eine verbesserte Qualität der Auswahl durch eine standardisierte Personaldiagnostik, Zeitersparnis durch eine verbesserte Organisation und Durchführung der Video-Interviews und einen schnelleren Auswahlprozess. Ein Online-Vergleich der Bewerberantworten auf dieselben Fragen bei zeitversetzten Videointerviews ermöglicht den Auswählenden eine bessere Kalibrierung der Antworten. Auch eine Einbindung in bestehende Bewerbermanagementsysteme ist heutzutage oft möglich. Erste Untersuchungen aus den USA zeigen, daß die Zufriedenheit der Fachvorgesetzten mit dem Einstellungsprozess sich verdoppelt, wenn sie Videos im Auswahlprozess nutzen können.

Weitere Infos und Erfahrungsberichte zu zeitversetzten Videointerviews finden Sie hier.

 

Warum gehen die Datenschutzbeauftragten von einer Unzulässigkeit aus?

Zunächst einmal unterscheiden die Datenschutzbeauftragten teilweise zwischen direkten Videointerview (z.B. über Skype) und zeitversetzten Videointerviews wie z.B. über Viasto oder Cammio.

Grundsätzlich für beide Formen gilt:

Personenbezogene Daten über Bewerberinnen und Bewerber dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. (§ 2 Abs. 2 BlnDSG i. V. m. § 32 Abs. 1 BDSG)

 

Videointerview via Skype

Die Beurteilung der Berliner Datenschutzbeauftragte zu einem Videointerview mittels Skype lautet:

„Dabei hat sich die Erforderlichkeit an den berechtigten Interessen der Beschäftigungsstelle (Anmerkung des Autors: Arbeitgebers) und an den schutzwürdigen Belangen der Bewerberinnen und Bewerber zu orientieren. In objektiver Hinsicht muss daher der Einsatz von Skype unbedingt geboten sein, um überhaupt die entsprechende Stelle besetzen zu können. Dies dürfte regelmäßig nicht der Fall sein.“

Die Datenerhebungen, -übermittlungen und -nutzungen sind nicht erforderlich. Sie können auch nicht auf eine Einwilligung gestützt werden. Denn selbst wenn auf Bewerberseite alle Datenerhebungen und -flüsse von einer Einwilligung gedeckt wären, bliebe das Datenschutzproblem hinsichtlich der Beschäftigten im Auswahlgremium (Anmerkung des Autors: Recruiter). Hier ist ein Unterstellen der Freiwilligkeit in Bezug auf die Datenübertragung nicht möglich.“

Vollständiger Text siehe Link am Ende

 

Die Datenschutzbeauftragte fordert also eine Erforderlichkeit, „unbedingt geboten“, dieses Verfahrens der Personalauswahl. Es sollen zunächst mildere Formen für die Bewerber wie z.B. die beschwerliche Anreise über Grenzen und Zeitzonen hinweg genutzt werden. Klingt vernünftig oder?

Da stellt sich natürlich die Frage, was denn unbedingt geboten ist bei der Auswahl von Bewerbern? Fahrrad, Zug, Auto, Flugzeug für die Anreise? Gehirn, Bleistift, Kugelschreiber, Computer für die Aufzeichnung der Interviewerkenntnisse? Welche Tests sind überhaupt erlaubt und welche, da nicht „unbedingt geboten“, verboten? Und wer bestimmt, was „unbedingt geboten“ ist? Ist das vielleicht ein Aufruf zur Rückkehr zum „Steinzeit-Recruiting“?

 

Zeitversetzte Videointerviews im Urteil der Datenschutzbeauftragten

Beide Datenschutzbeauftragte haben sich des Themas „Zeitversetzte Videointerviews“angenommen.

Die Berliner Datenschutzbeauftragte schreibt in Ihrem Jahresbericht:

Auch Videointerviews im Rahmen von Einstellungsverfahren sind unzulässig. Daten sich bewerbender Personen dürfen nur für Zwecke des Bewerbungsverfahrens erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Das Gebot der Erforderlichkeit resultiert dabei auch aus der Verfassung, die den Schutz des Grundrechts der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung gewährleisten soll. Insoweit sind nur Verarbeitungen erlaubt, die für das Arbeitsverhältnis geboten und nicht nur nützlich sind. Ein Erfordernis besteht daher nicht, wenn von mehreren gleichsam geeigneten und wirksamen Maßnahmen diejenige gewählt wird, die in die Rechte der Beschäftigten tiefer eingreift.

Die zusätzliche Erhebung und Nutzung von Bild- und Tonaufzeichnungen der Bewerberinnen und Bewerber stellt einen wesentlich intensiveren Eingriff in deren informationelles Selbstbestimmungsrecht dar als die übliche Beantwortung von Fragebögen o. Ä. In diesem Zusammenhang ist auch auf das Gebot der Datensparsamkeit hinzuweisen. Weshalb die Nutzung videogestützter Befragungen von Bewerberinnen und Bewerbern für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit dem Unternehmen erforderlich sein soll, war weder ersichtlich noch wurde es dargelegt.

Eine videogestützte Befragung bzw. eine zeitversetzte Auswertung der Videointerviews für eine Bewerberauswahl ist in keiner Hinsicht notwendig. Derartige Videointerviews sind rechtswidrig. …

 

 

Die Datenschutzbeauftragte aus NRW schreibt in Ihrem Jahresbericht und bezieht sich dabei auf zeitversetzte Videointerviews, die obligatorisch neben die bewährten Personalauswahlinstrumente treten, etwa Auswertung der Bewerbungsunterlagen, kognitive Leistungstests, persönliches Auswahlgespräch treten:

„Das geschilderte Verfahren ist datenschutzrechtlich unzulässig. Eine videogestützte Erhebung und Verwendung von Bewerberdaten durch die Kommune ist weder von der Regelung des § 29b Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) erfasst noch sind die Voraussetzungen des § 29Abs. 1 DSG NRW erfüllt. Eine Erhebung und weitere Verarbeitung der Daten von Bewerberinnen und Bewerbern durch derartige Videointerviews wäre nach § 29 Abs. 1 DSG NRW nur zulässig, wenn dies zur Eingehung eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Das Erforderlichkeitsprinzip zwingt die öffentliche Verwaltung, sich auf die Datenverarbeitungen und -erhebungen zu beschränken, die für die rechtmäßige Aufgabenerledigung unerlässlich sind. Aufgrund dieses strengen Maßstabs genügt es nicht, dass eine Erhebung von Daten zur Aufgabenerfüllung lediglich geeignet ist oder sie erleichtert“

Neben der wieder aufgeworfenen Frage nach Erforderlichkeit kommt hier eine neue Ebene hinzu: die der Einwilligung der Bewerber. Das scheint ein wesentlicher Knackpunkt zu sein:

Die Aufzeichnung von Videointerviews in Bewerbungsverfahren lässt sich rechtlich auch nicht auf eine Einwilligung der Bewerberinnen und Bewerber stützen, weil eine Einwilligung nur wirksam ist, wenn sie freiwillig erteilt wird. Die Kommune macht die Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch jedoch von der erfolgreichen Auswertung eines Videointerviews abhängig. Daher wissen die Betroffenen, dass sie ohne Einwilligung zur Aufzeichnung ihres Videointerviews keine Chance auf die ausgeschriebene Stelle haben. Da insoweit Einwilligungen nicht freiwillig, sondern wegen eines faktischen Zwangs erteilt würden, kommt das Einverständnis der Bewerberinnen und Bewerber hier nicht als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung in Betracht.

 

Diesen Punkt, der „faktische Zwang“ scheint mir nicht nur für Videointerviews, sondern auch für andere Arten der (Vor-) Auswahl zu gelten, falls Daten verarbeitet werden, z.B. bei verschiedenen Tests. Da scheint mir eine rechtliche Klärung dringend sinnvoll.  Allerdings geht das BDSG auch von einem besonderen Schutzbedürfnis der Bewerber aus, die in der heutigen Arbeitsmarktlage in einigen Segmenten vielleicht eher für Arbeitgeber gelten sollte.

Interessant scheint auch, daß einer der Anbieter einer Software für zeitversetzte Videointerviews in der Stellungnahme schreibt, daß er eng mit der Datenschutzbehörde zusammenarbeitet und vom Vorgänger der aktuellen Datenschutzbeauftragten die rechtliche Unbedenklichkeit bescheinigt bekommen hat und jetzt völlig überrascht war von der Einschätzung im Jahresbericht. Könnte man da nicht mehr Rechtssicherheit einfordern?

Es geht sogar noch besser: Ein anderer Anbieter ist bereits im Rahmen der General Data Protection Regulation / GDPR (Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates) zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die ab den 18. Mai 2018 in der gesamten EU in Wirkung tritt, geprüft und akkreditiert worden.

Fazit:

Sehen wir hier zwei (von 16 möglichen, da jedes Bundesland einen Datenschutzbeauftragten hat) Sondermeinungen, die teilweise entgegen der Vorgängermeinung und überraschend artikuliert wurde und ggf. entgegen positiven Prüfungen auf europäischer Ebene stehen? Sind diese Meinungen nach der EU-weiten Gültigkeit der EUDSGV ab 18. Mai 2018 obsolet. Was wird damit bezweckt? Es den Arbeitgeber und den Bewerbern schwieriger zu machen, zusammen zu kommen?

 

 

Wie reagieren Arbeitgeber?

Die finden das Ganze gar nicht witzig. Hierzu können wir einen Blick in öffentliche Stellungnahme des Bundesverbandes für Employer Branding, Personalmarketing,Recruiting e.V. (QUEB) zur Rechtswidrigkeit von Skype und zeitversetzten Video-Interviews in Personalauswahlverfahren seitens der Datenschutzbehörden werfen:

„Viele bei uns aktiven namhaften Arbeitgeber nutzen synchrone oder asynchrone Instrumente wie bspw. Skype für Business, Viasto, Cammio, FaceTime, Messenger, Google Hangout, WhatsApp Video, Cicso Webex Business u. a., um Bewerber näher kennen zu lernen.

Tatsächlich sind es häufig die Bewerber, die gerade insbesondere für das erste Vorstellungsgespräch nach dieser Möglichkeit fragen. Hintergrund ist die Praktikabilität. Hierzu wollen alle Beteiligten (Reise-)Kosten und (Anreise-)Zeit sparen (und gleichzeitig die Umwelt schonen) – zumal wir uns in einer internationalen Arbeitswelt befinden, wo sich Bewerber durchaus auch außer Landes oder gar auf anderen Kontinenten befinden.

Tatsache ist: die Unternehmen bewerben sich mittlerweile bei den Bewerbern – der Arbeitgebermarkt hat sich zum Bewerbermarkt gedreht. Der Fachkräftemangel erfordert ein agiles Recruiting. Und die Bewerber wünschen sich einen digitalen Service. Ein globaler Wirtschaftraum und globale Talentmärkte verlangen nach sinnvollen digitalen Methoden und dazu zählen auch Videointerviews.

Allerdings: „Die Aufsichtsbehörden sehen bei den vorliegenden Sachverhalten keine Rechtsgrundlage für eine Datenerhebung mittels moderner Kommunikationstechnik. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit folge weder aus § 32 Abs. 1 BDSG, noch kann sie mit einer Einwilligung des Bewerbers begründet werden.“

Fazit: zahlreiche Arbeitgeber in Deutschland müssten ihre Bewerbungsprozesse wieder komplett rückwärts drehen. Zeitgleich müssten sich im Ausland befindliche Bewerber für ein erstes Face-to-Face Interview ins Flugzeug begeben oder wahlweise mit dem Telefon – also einem Telefoninterview begnügen. Bleibt die Frage, wie viele das tun, wenn sie doch die Wahl haben, wo sie anfangen können zu arbeiten.

Dies ist aus unserer Sicht eine nicht nachvollziehbare Auflage der Datenschutzbehörden und würde den Kandidatenmarkt weiter verknappen und Deutschland aus Wettbewerbssicht deutlich beschränken. Daher rufen wir die Datenschutzbehörde auf, einen Dialog mit uns auf Augenhöhe zu führen, um Qualitätsmerkmale und Sicherheitsregeln zu diskutieren und so die Nutzung von videogestützter Bewerberkommunikation in Deutschland bedenkenlos zu ermöglichen. Dementsprechend werden wir in den nächsten Tagen Kontakt mit den Behörden aufnehmen.

Quelle zum Nachlesen: http://www.queb.org/oeffentliche-stellungnahme-zur-rechtswidrigkeit-von-skype-und-zeitversetzten-video-interviews-in-personalauswahlverfahren-seitens-der-datenschutzbehoerden/

 

 

Wie reagieren die Anbieter?

Das die Einlassungen der Datenschutzbeauftragten aus Berlin und NRW auch nicht gerade witzig finden, war zu erwarten. Hier in Auszügen die Stellungnahmen der Anbieter Cammio und Viasto:

Cammio

„Aufgrund der aktuellen öffentlichen Diskussion ausgelöst durch die Tätigkeitsberichte der Landesdatenschutzbeauftragten in Nordrhein-Westfalen und Berlin möchten wir im Folgenden erläutern, wieso die Nutzung von Cammio in keinerlei Widerspruch zu den aktuellen Datenschutzrichtlinien steht, sowie gemäß der aktuellen europäischen und deutschen Rechtsprechung zulässig ist.

 

Unsere Software wird von zahlreichen deutschen und internationalen Organisationen erfolgreich im Rahmen der Personalauswahl verwendet. Unter anderem nutzt die EU (European Personnel Selection Office) Cammio bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter für den Europäischen Gerichtshof in Luxemburg. Natürlich müssen Unternehmen insbesondere in Deutschland gewisse Bedingungen für die Nutzung erfüllen. Cammio ist dafür sowohl technisch als auch organisatorisch und gesetzlich gut ausgestattet. Unsere Plattform folgt den höchsten internationalen Standards für Datenschutz. Cammio wurde bereits im Rahmen der General Data Protection Regulation / GDPR (Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates) zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die ab den 18. Mai 2018 in Wirkung tritt, geprüft und akkreditiert.

 

Die Tätigkeitsberichte lassen erkennen, dass seitens der Behörden hohe Anforderungen an die Erforderlichkeit und Freiwilligkeit videogestützter Auswahlverfahren gestellt werden. Hier kommt es natürlich immer auf den konkreten Einzelfall an, aber grundsätzlich möchten wir unterstreichen, dass Video Recruitment nicht als Hürde für Bewerbende verstanden werden darf, sondern als zusätzliche Möglichkeit sich optimal zu präsentieren. Ebenso wenig limitiert es den Zugang zum Bewerbungsprozess, da Video-Interviews erst als Folgeschritt nach der ersten Bewerbungsbemühung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf eingesetzt werden. Den Bewerbenden wird freigestellt, ob Sie ein Video-Interview absolvieren oder eine alternative Möglichkeit, wie bspw. die schriftliche Beantwortung der Fragen, wählen. Da eine Zeit- und Aufwandsersparnis alleine noch keine Datenerhebung rechtfertigt, müssen vor allem umfangreiche Schutzmaßnahmen für die Bewerbenden getroffen werden. Entsprechend werden diese umfassend über die Details sowie den Zweck der Datenspeicherung informiert und darüber in Kenntnis gesetzt, wer Zugriff auf die Daten haben wird. Die Bewerbenden haben außerdem zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, ihre Aufnahmen wieder löschen zu lassen, neben der gesetzlich vorgeschriebenen automatischen Löschungsfrist. Da innerhalb der Tätigkeitsberichte darauf verwiesen wird, dass Skype-Interviews Sicherheitslücken aufweisen, weil Server in den USA genutzt werden, sei darauf verwiesen, dass Cammio Daten deutscher Bewerber auf einem Server in Frankfurt speichert.

 

Personenbezogene Daten dürfen zu Beschäftigungszwecken erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Wenn ein Video-Interview explizit die Auswahlkriterien benennt und andere Kriterien ausschließt wird § 32 Abs. 1 BDSG eingehalten. Fragen nach Ausbildung, bisherigem Werdegang, fachlichen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen sind erlaubt.

 

Viasto:

 

Aus aktuellem Anlass:

Wir wissen um die Stellungnahmen der Beauftragten für den Datenschutz der Länder Berlin und Nordrhein-Westfalen hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit zeitversetzter Videointerviews.

Die Aussagen in diesen Jahres- bzw. Tätigkeitsberichten sind Meinungsäußerungen der Behörden zur Auslegung der bestehenden Gesetzeslage, haben jedoch keine rechtliche Verbindlichkeit.

Wir sind nach wie vor davon überzeugt, dass die interview suite nach dem BDSG (und der kommenden DSGVO) ein in jeder Hinsicht rechtskonformes Instrument für die Personalvorauswahl ist.

Dennoch sind wir uns darüber im Klaren, dass die o.g. Einschätzungen einige unserer bestehenden und potenziellen Kunden verunsichern könnten. Deshalb möchten wir Ihnen einige Fakten mitteilen:

1) „Privacy by Design“: Wir haben uns bei der Entwicklung von interview suite von Anfang an um eine datenschutzkonforme Lösung bemüht. Daher nahmen wir schon 2011 bei der Produktentwicklung Kontakt zu der Berliner Datenschutzbehörde auf und ließen uns beraten. Berliner Landesdatenschutzbeauftragter war damals Alexander Dix.

2) Die Berliner Aufsichtsbehörde bestätigte uns Ende 2011 schriftlich, dass aus datenschutzrechtlicher Sicht "keine grundsätzlichen Bedenken" gegen den Einsatz der interview suite bestehen.

3) Uns sind seit letztem Jahr Bedenken der nordrhein-westfälischen Datenschutzbehörde im Hinblick auf die Verwendung zeitversetzter Videointerviews in öffentlichen Einrichtungen bekannt. Auch ist uns bekannt, dass die neue Berliner Datenschutzbeauftragte Maja Somltczyk diese Bedenken gegen die von ihrem Amtsvorgänger vertretene Auffassung prüft.

4) Seit Anfang 2017 stehen wir erneut in intensivem Kontakt zu der Berliner Aufsichtsbehörde und führen dort konstruktive Gespräche. Man bat uns zuletzt, die Funktionsweise der interview suite noch einmal eingehend zu erläutern und darzulegen, aus welchen Gründen die interview suite vergleichbaren Verfahren der Vorauswahl von Bewerbern überlegen ist und zu einer diskriminierungsfreien Auswahl beiträgt.

5) Am 13.4.2017 ließen wir der Aufsichtsbehörde eine sehr ausführliche Stellungnahme zukommen. Dies ist der letzte Stand der laufenden Abstimmungen mit der Behörde.

6) Dass die Berliner Landesdatenschutzbeauftragte sich in ihrem jüngst veröffentlichen Tätigkeitsbericht 2016 festgelegt hat und sich zu „videounterstützten Befragungen“ geäußert hat, hat uns völlig überrascht. Uns hat die Behörde in 2016 nicht kontaktiert.

7) Wir werden uns weiter um einen konstruktiven Dialog mit der Berliner Datenschutzbeauftragten bemühen, zumal wir wissen, dass die Aufsichtsbehörden anderer Bundesländer die datenschutzrechtlichen Bedenken der nordrhein-westfälischen Datenschutzbehörde nicht teilen.

Für alle (ggf. potenziellen) Kunden, die dies lesen: Datenschutz ist Ländersache. Sollte Ihr Unternehmen nicht in Berlin oder NRW ansässig sein, können Sie davon ausgehen, dass in Ihrem Bundesland eigenständige Positionen eingenommen werden.

Auch für Unternehmen in NRW und Berlin gibt es keinen Grund zur Panik. Unterstützen Sie uns, indem sie nicht vorschnell reagieren, sondern das Thema differenziert angehen. Wir stehen Ihnen für Gespräche selbstverständlich zur Verfügung.“

 

Was sagen Juristen dazu?

Muß man als Unternehmen jetzt sofort die Nutzung von Skype etc oder Viasto und Cammio einstellen? Bevor Sie Ihre Hausjuristen mit dieser für Sie auch neuen Thematik behelligen, kann ich auf die allseits bekannte Datenschutz-Expertin RA Nina Diercks verweisen. Wer also eine juristische Einschätzung zu der Frage sucht, ob denn die Skype- oder Viasto-Interviews denn nun wirklich sofort eingestellt werden müssen oder wie und unter welchen Umständen diese möglicherweise doch zulässig sind, dem sei dringend ans Herz gelegt, eine gute Viertelstunde zu investieren und sich Ninas Diercks Beitrag

 

Datenschutzbehörden bewerten Einsatz von Skype und zeitversetzten Video-Interviews in Personalauswahlverfahren grundsätzlich als unzulässig

 

zu Gemüte zu führen.

 

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Weiterführende Links:

Jahresbericht Datenschutzbeauftragte Berlin

Jahresbericht Datenschutzbeauftragte NRW

Skype:  www.skype.de

Cammio:  www.cammio.de

Viasto:      www.viasto.de